Feriepenge i egen virksomhed – bogholders vejledning

Feriepenge kan hurtigt blive et komplekst emne – især for virksomhedsejere, der både har ansatte og egen løn at tage højde for. Mange tror, at feriepenge “bare bliver sat til side”, men i praksis kræver det præcis beregning, korrekt bogføring og rettidig indberetning. Her spiller bogholderen en afgørende rolle. De sørger for, at feriepengene stemmer, at frister overholdes, og at virksomheden ikke risikerer bøder eller utilfredse medarbejdere. I denne artikel får du bogholderens vejledning til håndtering af feriepenge i egen virksomhed – med fokus på regler, fradrag og de praktiske trin, der holder styr på økonomien.

Feriepenge kan hurtigt blive et komplekst emne – især for virksomhedsejere, der både har ansatte og egen løn at tage højde for. Mange tror, at feriepenge “bare bliver sat til side”, men i praksis kræver det præcis beregning, korrekt bogføring og rettidig indberetning. Her spiller bogholderen en afgørende rolle. De sørger for, at feriepengene stemmer, at frister overholdes, og at virksomheden ikke risikerer bøder eller utilfredse medarbejdere. I denne artikel får du bogholderens vejledning til håndtering af feriepenge i egen virksomhed – med fokus på regler, fradrag og de praktiske trin, der holder styr på økonomien.

1. Sådan fungerer feriepengeordningen – kort fortalt

2. Bogholderens rolle i beregning, bogføring og indberetning

3. Ejers feriepenge og gode råd til økonomisk planlægning

Sådan fungerer feriepengeordningen – kort fortalt

Feriepenge er en lovpligtig del af lønmodtageres ansættelsesforhold. De skal sikre, at medarbejderen kan holde ferie med løn – også selvom ansættelsen ophører. For virksomheder er det derfor en vigtig del af lønregnskabet, og fejlhåndtering kan føre til både økonomiske og juridiske konsekvenser.

Feriepenge – den grundlæggende regel

Ifølge ferieloven optjener alle lønmodtagere 2,08 feriedage pr. måned, svarende til 25 dage (5 uger) pr. år.
Der optjenes feriepenge af alle løndele, der er en del af den almindelige løn – fx:

• Grundløn

• Bonus

• Provision

• Løn under sygdom

• Løn under barsel (hvis arbejdsgiver betaler løn)

Feriepenge udgør som udgangspunkt 12,5 % af den ferieberettigede løn.

Indbetaling til FerieKonto eller Feriepengeinfo

De fleste virksomheder skal indberette og indbetale feriepenge til FerieKonto (ATP).
Dette gælder, når:

• Medarbejderen ikke får ferie med løn.

• Medarbejderen fratræder og har optjent feriepenge til gode.

For virksomheder, der har egen feriefond eller overenskomstbaseret ordning, skal bogholderen sikre, at indbetaling sker til den rette konto og til tiden.

Afholdelse af ferie med løn

Nogle medarbejdere har ferie med løn i stedet for opsparing i FerieKonto. I disse tilfælde bogfører bogholderen feriepengeforpligtelsen internt i regnskabet.
Selv om beløbet ikke indbetales til ATP, skal virksomheden stadig hensætte feriepenge, da de er en gæld til medarbejderen.

Udbetaling ved fratrædelse

Når en medarbejder fratræder, skal bogholderen:

1. Beregne optjente, men ikke afholdte feriedage.

2. Indberette beløbet til FerieKonto.

3. Bogføre udbetalingen korrekt.

Ved fejl eller forsinkelse risikerer virksomheden renter, bøder eller krav fra medarbejderen.

Virksomhedens ansvar

Det er altid virksomheden – ikke medarbejderen – der har ansvaret for korrekt håndtering af feriepenge.
Bogholderen hjælper med at:

• Beregne optjening korrekt.

• Sikre, at feriepenge bogføres løbende.

• Indberette rettidigt via eIndkomst.

Selv små fejl kan akkumulere over tid, derfor er struktur og kontrol altafgørende.

Bogholderens rolle i beregning, bogføring og indberetning

En bogholder er virksomhedens sikkerhed for, at feriepenge håndteres korrekt fra start til slut. Her er de vigtigste områder, hvor bogholderen gør en forskel.

1. Beregning af feriepenge

Bogholderen beregner feriepenge ud fra medarbejderens ferieberettigede løn.
Formel:

Ferieberettiget løn × 12,5 % = optjente feriepenge.

Ved ferie med løn skal bogholderen beregne en feriepengeforpligtelse (hensættelse) for ikke-afholdte dage.
Denne vises som en gældspost i regnskabet – typisk under “Skyldige feriepenge”.

Bogholderen sikrer, at:

• Beregningen stemmer med ferieloven.

• Lønkomponenter, der ikke er ferieberettigede (fx kørselsgodtgørelse), holdes ude.

• Der laves opgørelse for hver medarbejder ved årets slutning.

2. Indberetning til FerieKonto

Indberetningen sker via eIndkomst, hvor systemet automatisk sender data videre til ATP/FerieKonto.
Bogholderen sørger for:

• At indberetningen sker hver måned sammen med lønnen.

• At beløbet stemmer med virksomhedens lønregnskab.

• At eventuelle fratrædelser registreres korrekt.

Hvis virksomheden betaler ferie med løn, markeres dette i lønsystemet, så der ikke sker dobbelt indbetaling.

3. Bogføring

Feriepenge skal bogføres som:

• En udgift (på tidspunktet for optjeningen).

• En gæld (indtil udbetaling eller indbetaling).

Bogholderen sikrer, at konti afstemmes månedligt og at årsafslutningen afspejler virksomhedens feriepengeforpligtelse korrekt.

4. Feriepenge ved fratrædelse

Når en medarbejder stopper, udarbejder bogholderen:

• Opgørelse over optjente feriepenge.

• Indberetning til FerieKonto.

• Fratrædelsesløn og afregning af restferie.

Hvis medarbejderen fratræder midt i måneden, kan det kræve særskilt beregning – noget bogholderen typisk håndterer manuelt for at undgå fejl.

5. Kontrol og kvalitetssikring

Bogholderen tjekker løbende:

• At feriepengeafstemning stemmer mellem løn, bogføring og FerieKonto.

• At eventuelle korrektioner foretages, hvis tidligere måneder viser afvigelser.

Denne kontrol er vigtig, fordi SKAT og ATP løbende laver stikprøver – især på feriepenge.

6. Kommunikation med medarbejdere og ledelse

En god bogholder sørger for, at medarbejderne ved, hvordan feriepenge optjenes og udbetales. Samtidig rådgiver de ledelsen om virksomhedens feriepengeforpligtelse – et punkt, mange overser i deres budgetter.

Ejers feriepenge og gode råd til økonomisk planlægning

Når du driver din egen virksomhed, gælder der andre regler for feriepenge end for ansatte. Her skal bogholderen rådgive både ud fra selskabsform og skattemæssig situation.

1. Enkeltmandsvirksomhed eller I/S

Som selvstændig optjener du ikke feriepenge som i et almindeligt ansættelsesforhold.
Du skal i stedet selv sætte penge til side, da du ikke er omfattet af ferieloven.

Bogholderens anbefaling:
Lav en “feriekonto” i banken, hvor du automatisk indsætter fx 10 % af din lønindtægt hver måned.
Det sikrer, at du kan holde ferie uden at belaste virksomhedens likviditet.

2. ApS eller A/S – ejer med løn

Hvis du som ejer modtager løn via selskabet, bliver du betragtet som ansat i selskabet.
Det betyder:

• Du optjener feriepenge som andre ansatte.

• Bogholderen håndterer indberetning til FerieKonto eller intern ferie med løn.

• Du skal følge de samme regler for ferieafholdelse.

Dette gælder også for direktører, medmindre kontrakten specifikt undtager dem.

3. Ejer uden løn (kun udbytte)

Tager du kun udbytte, er du ikke lønmodtager og derfor ikke omfattet af ferieloven.
Bogholderen vil her anbefale, at du budgetterer ferie som en privat udgift.
Der er ingen fradragsret for ferieudgifter, når du ikke er ansat.

4. Feriepenge som likviditetsforpligtelse

For virksomheder med ansatte kan feriepenge udgøre en betydelig forpligtelse.
Bogholderen hjælper derfor med:

• At beregne den samlede gæld i årsregnskabet.

• At planlægge likviditeten, så der altid er dækning, når ferien afholdes.

Dette forhindrer, at virksomheden får “feriepengechok” midt i sommeren.

5. Budgettering og rapportering

Bogholderen kan oprette et feriepengebudget, der viser forventede udgifter over året.
Det hjælper ledelsen med:

• At forudsige cashflow.

• At indregne feriepenge korrekt i prissætning og projekter.

• At undgå underbudgettering ved årsafslutning.

6. Revisor- og bogholdersamarbejde

Bogholderen samarbejder ofte med revisoren om:

• Gennemgang af feriepengeforpligtelse ved årsregnskab.

• Korrekt præsentation i noter og balancer.

• Eventuel revision af beregninger ved større personaleforhold.

Et stærkt samarbejde sikrer, at virksomheden overholder lovgivningen til punkt og prikke.

Feriepenge er mere end bare en “lønpost” – det er en juridisk forpligtelse og et økonomisk ansvar. Med en dygtig bogholder ved roret kan virksomheden håndtere feriepenge korrekt, undgå fejl og planlægge økonomien bedre. Uanset om du har ansatte eller driver din egen virksomhed, er struktur og rettidig afstemning nøglen til tryghed og overblik.