Skattefri kørselsgodtgørelse – bogholders guide

Skattefri kørselsgodtgørelse er en af de mest brugte, men også mest misforståede personaleordninger. Mange virksomheder vil gerne kompensere medarbejdere (eller sig selv som ejer) for erhvervsmæssig kørsel i egen bil – men glemmer ofte, at der gælder helt præcise dokumentationskrav. En fejl kan betyde, at godtgørelsen beskattes som almindelig løn. Bogholderen spiller derfor en nøglerolle i at sikre, at reglerne følges, og at både virksomhed og medarbejder står juridisk og skattemæssigt korrekt. I denne artikel får du bogholderens guide til skattefri kørselsgodtgørelse – fra regler og satser til praktisk håndtering og kontrol.

Hvad er skattefri kørselsgodtgørelse – og hvornår må du udbetale den?

Skattefri kørselsgodtgørelse er en ordning, der gør det muligt for virksomheder at betale medarbejdere eller ejere for erhvervsmæssig kørsel i egen bil – uden at beløbet beskattes som løn.

Men ordningen gælder kun under klare forudsætninger:

• Kørslen skal være erhvervsmæssig.

• Beløbet må ikke overstige Skattestyrelsens årlige satser.

• Der skal være dokumentation i form af en kørebog eller tilsvarende registrering.

Hvornår er kørsel erhvervsmæssig?

Ifølge Skattestyrelsen er kørsel erhvervsmæssig, når den sker:

1. Mellem arbejdspladser for samme arbejdsgiver.

2. Til og fra kunder, møder, leverandører osv.

3. Midlertidigt arbejdssted – dog ikke mellem hjem og fast arbejdsplads.

Kørsel mellem hjem og den faste arbejdsplads er privat kørsel, og den må ikke godtgøres skattefrit.

Hvem kan modtage skattefri kørselsgodtgørelse?

• Medarbejdere: Kørsel i privat bil, scooter, cykel m.m. kan godtgøres efter gældende satser.

• Ejere og direktører: Må også modtage godtgørelse, hvis de anses som ansatte i selskabet og udfører erhvervsmæssig kørsel.

• Selvstændige (enkeltmandsvirksomheder): Kan ikke udbetale sig selv skattefri godtgørelse – de skal i stedet fratrække kilometerfradrag i skat.

Satser for 2025 (Skattestyrelsens takster):

• 3,79 kr. pr. km for kørsel op til 20.000 km årligt.

• 2,23 kr. pr. km for kørsel ud over 20.000 km.

Satserne opdateres hvert år, og bogholderen skal altid tjekke, at virksomheden bruger de nyeste takster.

Hvornår udbetales godtgørelsen?

Virksomheden kan udbetale kørselsgodtgørelse månedligt, kvartalsvis eller årligt – men det skal ske inden for rimelig tid efter kørslen, ellers risikerer man, at Skattestyrelsen anser det som løn.

Hvorfor er bogholderens rolle så vigtig?

Fordi bogholderen er den, der:

• Kontrollerer, at kørslen er korrekt registreret.

• Sikrer, at godtgørelsen ikke overskrider satserne.

• Dokumenterer alt, så virksomheden står stærkt ved kontrol.

Kørselsgodtgørelse er en fordel for både virksomhed og medarbejder – men kun, hvis det håndteres rigtigt.

Bogholderens tjekliste: dokumentation og satser

Bogholderen er virksomhedens garanti for, at kørselsgodtgørelse håndteres korrekt. Her er den praktiske tjekliste, som enhver bogholder bruger for at sikre, at alt lever op til reglerne.

1. Fuldstændig kørebog

Skattefri kørselsgodtgørelse kræver præcis dokumentation. En kørebog skal indeholde:

• Dato for kørslen.

• Start- og slutadresse (evt. postnummer).

• Formål med turen (fx “kundemøde i Odense”).

• Antal kørte kilometer.

• Beregnet godtgørelse efter gældende sats.

• Underskrift fra medarbejderen og godkendelse fra arbejdsgiver.

Bogholderen skal sikre, at alle felter er udfyldt – ellers kan SKAT nægte skattefriheden.

2. Brugen af digitale kørebøger

Mange virksomheder bruger digitale løsninger som Mileage Book, Fleet Complete eller Lessor.
Bogholderen anbefaler disse systemer, fordi:

• De registrerer automatisk adresser via GPS.

• De beregner kilometer og satser korrekt.

• De gemmer historikken elektronisk – hvilket gør SKAT-kontrol lettere.

Dog skal systemet stadig kunne dokumentere formålet med kørslen – ellers kan data afvises.

3. Godkendelse og kontrol

Kørselsregnskabet skal godkendes af arbejdsgiver eller bogholder før udbetaling.
Det dokumenteres typisk via e-mail eller elektronisk underskrift.
Bogholderen sikrer, at godkendelsen sker før udbetaling, så der ikke opstår tvivl om tidspunktet.

4. Satser og beløbsgrænser

Bogholderen skal løbende holde sig opdateret om Skattestyrelsens satser. Det gælder både for:

• Kørsel i bil.

• Cykel, knallert og scooter.

• Evt. særlige satser for elbiler (hvis indført).

Ved ændring midt på året skal systemet opdateres øjeblikkeligt, da Skattestyrelsen ikke accepterer brug af gamle takster.

5. Udbetaling og bogføring

Bogholderen bogfører godtgørelsen typisk på kontoen “Skattefri kørselsgodtgørelse” under personaleomkostninger.
Der skal fremgå:

• Reference til kørebogen.

• Beregningsmetode (antal km × sats).

• Dato for udbetaling.

Dokumentation skal gemmes i mindst 5 år efter regnskabsårets afslutning.

6. Indberetning til SKAT

Skattefri kørselsgodtgørelse skal ikke indberettes som løn, men bogholderen skal sikre, at det fremgår af virksomhedens bogføring, hvis Skattestyrelsen anmoder om dokumentation.

Hvis kørslen derimod ikke kan dokumenteres korrekt, skal beløbet behandles som A-indkomst og beskattes som løn.

7. Intern politik

En god bogholder anbefaler, at virksomheden har en intern politik for kørselsgodtgørelse. Den bør beskrive:

• Hvem der kan modtage godtgørelse.

• Hvilke formål der godkendes.

• Frister for indsendelse af kørebog.

• Hvordan godkendelse og betaling håndteres.

Det skaber ensartethed og beskytter virksomheden mod fejl og misbrug.

Typiske fejl – og hvordan du undgår dem

Selvom reglerne er klare, laver mange virksomheder de samme fejl igen og igen. Her er bogholderens gennemgang af de mest almindelige faldgruber – og hvordan du undgår dem.

1. Manglende kørebog

Dette er den største fejl. Uden kørebog = ingen skattefrihed.
Selv hvis der kun mangler et par oplysninger, kan hele beløbet blive beskattet som løn.

Løsning:
Brug en standardiseret skabelon eller app. Bogholderen bør afvise udbetalinger uden fuld dokumentation.

2. Udbetaling af for høje satser

Nogle virksomheder udbetaler “runde beløb” i stedet for de præcise Skattestyrelses-satser. Det er en klar overtrædelse.
Alt, hvad der udbetales ud over de officielle satser, bliver beskattet som løn.

Løsning:
Bogholderen tjekker altid satserne hvert år og sørger for automatisk beregning i lønsystemet.

3. Kørsel mellem hjem og fast arbejdsplads

Dette er privat kørsel, og skattefri godtgørelse er ikke tilladt.
Mange tror fejlagtigt, at “første kundebesøg” tæller som erhvervskørsel – det gør det kun, hvis der ikke er et fast kontor.

Løsning:
Bogholderen skal hjælpe med at definere, hvad der tæller som fast arbejdsplads for hver medarbejder.

4. Kørsel i firmabil

Hvis bilen ejes eller leases af virksomheden, kan der ikke udbetales skattefri godtgørelse.
Alt brændstof og vedligehold dækkes allerede af virksomheden.

Løsning:
Bogholderen afklarer altid, hvem der ejer bilen, inden der udbetales godtgørelse.

5. Manglende frister

Hvis kørselsgodtgørelsen udbetales for sent – fx et år efter kørslen – anser SKAT det som løn.
Løsning:
Bogholderen sikrer faste rutiner: månedlig eller kvartalsvis udbetaling.

6. Dårlig dokumentation ved kontrol

SKAT kan kræve at se kørselsregnskaber flere år tilbage.
Hvis virksomheden ikke kan fremlægge dokumentation, beskattes både virksomheden og medarbejderen.

Løsning:
Bogholderen sørger for elektronisk arkivering med sikkerhedskopier i mindst 5 år.

7. Forveksling af ejere og ansatte

Ejerne af selskabet kan modtage skattefri kørselsgodtgørelse kun hvis de er ansatte.
Hvis de kun ejer anparterne og ikke har ansættelseskontrakt, skal kørslen trækkes fra som udgift i selskabet i stedet.

Løsning:
Bogholderen hjælper med at afklare ejerens status og vælger den skattemæssigt korrekte metode.

Kørselsgodtgørelse kan virke som en lille detalje, men i bogholderens verden er det et af de områder, der oftest bliver kontrolleret af SKAT. Når dokumentationen er i orden, er ordningen både enkel, skattefri og fordelagtig for alle parter. Men den kræver disciplin og struktur. En dygtig bogholder hjælper virksomheden med at sikre, at hver eneste kilometer kan dokumenteres – og at hver udbetaling sker korrekt, rettidigt og trygt.